La GED pour les RH
L'alternative essentielle pour le service RHGED
Le phénomène de la digitalisation en entreprise touche plus particulièrement certains départements ou services, comme la comptabilité et les ressources humaines. Pour aider les responsables de ces services à acquérir plus d’autonomie et gagner en productivité, les entreprises font de plus en plus le choix de la GED pour le service RH (mais également pour d’autres services, voir pour toute l’entreprise). Quels sont les atouts de cette solution informatique au service de la digitalisation du service RH ? C’est ce que nous allons voir ci-dessous.
GED : De la digitalisation à l’automatisation
La plupart des entreprises ont désormais intégré l’idée que le document papier représente une difficulté à tous les niveaux : peu pratique, peu écologique et présentant un risque réel sur le plan organisationnel, l’archivage traditionnel est sur le point de disparaître, au profit d’une logique systématique de dématérialisation des documents. Cette nouvelle politique ne saurait cependant suffire aux besoins de l’entreprise, que ce soit en matière de classement, d’automatisation ou d’édition. En effet, à quoi sert de numériser des documents si le temps nécessaire à les retrouver est aussi long que pour des documents papier ?
Pour répondre à cette exigence, de nouvelles solutions informatiques ont été élaborées depuis plusieurs années comme la GED (ou Gestion Électronique des Documents). Le principe de la GED est simple : archiver les documents à l’intérieur d’une bibliothèque numérique, de manière à les retrouver plus tard grâce au jeu des métadonnées. Ainsi donc, la GED est le prolongement logique et complémentaire de la numérisation des documents en entreprise : elle permet d’accéder à de nombreux services et applications modulaires, qui donnent à la numérisation une dimension autrement plus légitime au sein des organisations.
La gestion électronique et son principe de fonctionnement
GED
La Gestion Électronique de Documents est donc indispensable pour permettre à chaque collaborateur de retrouver un document numérique le plus rapidement possible. Surtout, la mise en place d’une telle structure digitale permet une meilleure conduite de l’administration générale de l’entreprise. Selon une étude récente, on estime que l’efficacité de la GED permet de raccourcir durablement le cycle de traitement des documents dans 46% des cas. Les chiffres de l’étude grimpent même jusqu’à 91%, lorsqu’il s’agit d’évoquer la question de la réduction des coûts (1). Voyons maintenant quel est le cycle de vie d’un document numérique au sein d’un logiciel GED. Il est généralement constitué de 4 étapes consécutives :
- L’acquisition : elle peut s’effectuer de diverses manières : par l’intégration d’un document papier grâce à la numérisation par scanner (c’est le principe de la technologie RAD et LAD), ou par l’intégration d’un document nativement électronique (fichiers bureautique, fichier PDF, etc…). Quelle que soit la méthode employée, les documents passent invariablement par l’étape du Workflow, une méthodologie consistant à élaborer le circuit de traitement des documents et des dossiers. L’ensemble des utilisateurs concernés sont alors sollicités, afin de mettre en œuvre une modélisation informatique approuvée par tous.
- Le stockage : les données numériques et documents électroniques sont stockées, de manière à faciliter leur sauvegarde et éviter les fuites de données éventuelles. Avant de mettre en place un tel processus, il peut être utile de vérifier que le support de stockage est adapté au volume des documents, et réfléchir à certaines contraintes (durée de conservation des documents, etc…).
- La gestion : la GED permet en effet de faire gagner du temps aux collaborateurs, dans leur utilisation des documents. La classification permet ainsi la mise en œuvre d’une recherche simplifiée, permettant la récupération et l’utilisation rapide des informations. On notera ainsi que la mise en place d’un processus de GED en entreprise permet d’accroitre la rentabilité de 3 à 5% (2).
- La diffusion des documents et données d’entreprise : elle peut se faire selon deux méthodes de restitution spécifiques : la méthode pull (ou la mise à disposition des documents vers les utilisateurs, qui consultent eux-mêmes les informations après s’être connectés), et la méthode push (qui consiste en la distribution du document vers des destinataires préalablement identifiés) (3).
(1) https://www.groupeconexys.fr/details-quels+sont+les+avantages+de+la+gestion+electronique+des+documents+ged-365.html
(2) https://www.axess.fr/blog/gestion-documentaire/etapes-ged
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La GED adaptée à l’environnement RH
A l’origine, le rôle du département RH est de faire le lien avec les salariés, la direction et les différents organismes publics français (4). L’organisation papier traditionnelle a permis, pendant un temps, la dispersion des informations relatives aux salariés : contrats de travail, bulletins de paie, correspondances, et jusqu’à la stratégie même du département RH (procédures, formulaires, etc…).
L’arrivée de la GED au sein des ressources humaines a simplement permis de regrouper les données, et de fluidifier les échanges entre les différents collaborateurs. Ainsi donc, le fonctionnement de la Gestion Électronique de Documents adaptée à l’environnement RH n’est pas si différent de la GED classique. Dans les deux cas, la GED demeure une plateforme unique, à travers laquelle il devient possible de dématérialiser des documents, tout en permettant selon une configuration particulière (depuis un site ou en mode hébergé) l’accès aux documents et dossiers aux membres du personnel concerné. De la même façon, l’accès sécurisé aux documents se fait depuis n’importe quel navigateur, et n’importe quel appareil.
Ce qui change avec la GED RH réside dans l’introduction de services destinés à la gestion du personnel, une dimension centrale du département des ressources humaines. Parmi ces services, on retrouve :
La possibilité de gérer l’arrivée et le départ d’un salarié
Grâce à l’automatisation des procédures, il devient possible pour le personnel RH de traiter la vie du salarié tout au long de sa présence dans l’entreprise : arrêts de travail, attestation Pôle emploi, solde de tout compte, certificat de travail, etc… Avec un traitement traditionnel papier, les dossiers étaient souvent incomplets avec un impact certain sur la gestion du personnel.
La possibilité de traiter plus efficacement les demandes entrantes
Congés payés, RTT, arrêts maladie, demande de formation, accidents du travail, gestion des contrats, etc…
La possibilité de traiter les demandes et procédures récurrentes de manière automatisée
Ceci concerne par exemple l’envoi électronique du bulletin de paie, du relevé d’heures, ou encore la gestion et la validation des notes de frais et les entretiens annuels d’évaluations.
La possibilité d’échanger des documents entre collaborateurs et les différents services de l’entreprise
Les prestataires externes sont également concernés, si l’entreprise communique régulièrement avec un cabinet comptable ou juridique.
La GED collaborative, une nouvelle dimension du travail en RH
La GED classique (qui consiste à automatiser un maximum les tâches redondantes et à simplifier les relations entre les collaborateurs) est sur le point d’être supplantée par de nouveaux processus plus performants. La GED collaborative appliquée à l’environnement RH permet ainsi de communiquer et de partager des informations dans un environnement entièrement sécurisé. Etant donné l’importance croissante de la mobilité (notamment dans les habitudes de travail), il devient difficile pour les entreprises de ne pas inclure ces nouveaux usages. Etant donné la multitude de fonctions présentes à l’intérieur de la GED, il devient dès lors possible de construire une véritable politique collaborative et participative. Parmi ces modules de GED dédiés RH, on pourra trouver :
Mettre en place un canal de discussion, permettant par exemple aux collaborateurs d’échanger de manière informelle et d’obtenir la validation rapide d’un document ou dossier.
La possibilité de travailler ensemble à la rédaction et l’édition d’un document, grâce au principe de l’édition simultanée ou « co-authoring » de Microsoft Office
La possibilité de gérer le versioning et valider les documents à distance en mode collaboratif.
La GED appliquée aux ressources humaines peut rendre de grands services aux entreprises, notamment celles qui sont à la recherche de solutions pour améliorer leur productivité. Cependant, le développement d’une GED RH doit se faire en tenant compte de la nature de la structure, de ses besoins et de ses contraintes. Les fonctions GED dévolues aux RH permettent ainsi une maîtrise totale des documents et de leur circulation dans l’entreprise.
Améliorez vos interactions avec vos employés, et que vous souhaitez dans le même temps attirer, embaucher et garder les meilleurs éléments au sein de votre entreprise, la gestion électronique des documents RH est l’outil indispensable.
GED & RH