LES LOIS & NORMES AUTOUR DE LA DIGITALISATION RH

CADRE RÉGLEMENTAIRE

La dématérialisation des documents RH a considérablement amélioré l’efficacité et la productivité en entreprise. Cette nouvelle approche méthodologique a également permis de renforcer la sécurité des documents et des salariés, grâce notamment au développement d’outils et d’applications conçus pour répondre efficacement à des questions de confidentialité. Cependant, le passage de l’archivage papier traditionnel vers le digital ne saurait être totalement opérationnel sans le respect d’un cadre légal et réglementaire.

LOIS

DIGITALISATION RH : QUE DIT LA LOI ?

Gestion administrative de l’entreprise, et la Loi

La gestion administrative de l’entreprise connaît depuis plusieurs années un véritable bouleversement. En cause : l’avènement du numérique et des nouvelles pratiques professionnelles, renforcées par l’émergence du télétravail. La plupart des tâches administratives habituelles font désormais l’objet de nouvelles approches : pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, il va s’agir d’adopter la dématérialisation systématique des procédures par le biais d’une solution centralisée.

Pour le service des ressources humaines en particulier, la gestion du personnel se fait selon une nouvelle approche méthodologique basée notamment sur l’automatisation et la centralisation des documents. Les responsables RH manipulent désormais une base documentaire numérique / numérisée (constituée des bulletins, contrats, de dossiers et de courriers), permettant de simplifier et de fluidifier les démarches administratives courantes . Une telle évolution permet aux principaux intéressés de se concentrer activement sur leur cœur de métier (à savoir la formation, la gestion des compétences, la qualité de vie au travail ou encore le management).

Néanmoins, cette transition avantageuse du papier vers le digital ne saurait s’établir durablement dans l’entreprise sans respecter un cadre légal. Ce cadre est moins destiné à contraindre qu’à préserver la sécurité des documents. Il doit également servir à garantir leur pérennité ainsi que leur disponibilité. Enfin, il s’agit également de respecter les salariés et le personnel, en assurant la confidentialité des documents.

Les règles (de bon sens) qui s’appliquent à la dématérialisation RH

Avant-même de parler de réglementation, il paraît indispensable de revenir sur certaines règles de bon sens afin d’opérer votre transition digitale RH sous les meilleurs auspices :

  • Assurez-vous par exemple d’obtenir le plein consentement de vos salariés (notamment dans le cas spécifique de la dématérialisation du bulletin de paie). En théorie comme en pratique, le silence de votre salarié vaut acceptation de sa part. Mais en tant que responsable, vous avez le devoir de le tenir préalablement informé du passage à la digitalisation, ceci au moins 30 jours avant la mise en place effective du processus.
  • Assurez-vous que votre politique de dématérialisation garantisse la confidentialité et la sécurité des informations.
  • Contrôlez la pérennité et la traçabilité des documents.

La dématérialisation des données du personnel

En matière de dématérialisation et de stockage sous forme électronique, il est bon de rappeler que le salarié à des droits. Ainsi donc, si les documents relatifs au salarié peuvent être stockés de façon numérique, cette action doit impérativement respecter deux conditions : ne pas créer un dispositif ayant pour fonction l’établissement d’un profil psychologique pour chaque employé, et ne pas contrôler l’activité individuelle. La CNIL (norme simplifiée n°46) détaille quatre finalités qui autorisent le recours au traitement automatisé des données personnelles :

La gestion administrative

La mise à disposition d’outils informatiques

La gestion des carrières

La mobilité et la formation des salariés.

La politique de digitalisation des documents

La loi travail, pilier d’une politique de dématérialisions RH

Pour entamer favorablement la transition digitale de votre service RH, vous devez vous familiariser avec quelques principes légaux, et obtenir en passant l’accord de vos salariés. la loi travail ou loi El Khomri, en lien avec la question de la dématérialisation des bulletins de paie, représente un véritable levier pour l’accomplissement de votre transformation digitale RH. Elle encourage fortement la dématérialisation et l’archivage numérique des documents.

Instaurée depuis le 1er janvier 2017, cette loi prévoit la possibilité pour les employeurs de procéder la distribution des bulletin de paie systématiquement au format électronique (sauf si l’employé s’y oppose). Pour de plus amples informations à ce sujet, on renverra à l’article 54 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016, relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels.

La question du délai de conservation des documents digitalisés RH

En ce qui concerne les délais de conservation des documents RH digitalisés : là aussi, il faut se référer à la loi du 8 août 2016. Celle-ci explique que l’entreprise se doit de conserver une fiche de paie dématérialisée pour une période de 50 ans ou bien, jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.

La durée de conservation des autres documents RH (dossier du personnel, primes, courriers, déclarations et bilans divers) est susceptible de varier selon leur nature. Il peut être utile, cependant, de les conserver selon une période minimale de 5 ans, à des fins de preuve.

La traçabilité des documents et la conservation digitale des informations

La traçabilité digitale impose de fait le respect de l’horodatage (autrement dit, l’apposition d’une signature électronique permettant de dater de façon certaine un document numérique, avec valeur légale à la clé). Chacune des parties au contrat dispose alors d’un document valide et authentique.

 

La traçabilité va de pair avec l’utilisation du coffre-fort numérique, strictement encadrée par la réglementation. Pour aller plus loin à ce sujet, on renverra à deux dispositions légales : le décret n°2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique, et le décret n°2020-853 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockées par un service de coffre-fort numérique.

Au sein de l’entreprise, l’information arrive en masse. Avec une gestion documentaire « traditionnelle » au format papier, les risques de destruction et d’erreurs humaines sont réelles, et peuvent porter un sérieux préjudice à l’entreprise. Sur le plan de traçabilité, les inconvénients du traitement papier sont également là : en effet, il est beaucoup plus difficile d’accéder à l’historique des informations, leur cheminement ainsi qu’aux modifications éventuelles apportées au document.

En d’autres termes, le risque de se retrouver avec une documentation obsolète est grand.

Digitalisation RH : La question de la confidentialité au premier plan

Les documents relatifs à la vie du salarié dans l’entreprise sont soumis à des règles de confidentialité. C’est l’Union européenne qui a instauré un cadre légal sur la Protection des Données, via le Règlement 2016/679 portant sur « la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ». A ce titre, chaque entreprise dotée d’un département RH doit nommer un DPO (Délégué à la Protection des Données), qui procède régulièrement à une veille afin de garantir que l’entreprise respecte la réglementation en matière de confidentialité des données.

    Au travers des quelques lignes ci-dessus, vous comprenez mieux l’importance de la dématérialisation des données du service RH. Dans un avenir proche, la majorité des entreprises privées devront se conformer aux nouvelles réglementations, qui imposent plus que jamais le recours à un environnement numérique pour le traitement des documents et dossiers. Cette transition déjà entamée par bon nombre de structures présente l’avantage décisif d’entrer en conformité intégrale avec la réglementation, avec une transparence et une traçabilité totale des processus.

    Pour le département RH, la gestion de la conformité est une donnée essentielle et incontournable. Elle renvoie à l’application stricte des règles et des réglementations légales, qui régissent la relation entre les employeurs et les employés. Nous l’avons vu : ces lois peuvent être promulguées par des entités nationales ou européennes, et permettent de garantir l’égalité sur le lieu de travail et la protection des droits des travailleurs. L’intégration d’une GED RH , qu’il s’agisse d’un logiciel de gestion électronique des documents générique ou spécialisé, au sein de l’entreprise protège ,et vise à protéger dans le temps, davantage les droits du salarié (notamment en ce qui concerne les salaires, la santé, la sécurité et l’égalité des chances).

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