les ressources humaines face à l’optimisation des tâches
Digitalisation des documents RHLe document en tant qu’outil de travail et de communication est désormais dans le viseur de toutes les organisations : coûteux et difficile à gérer au quotidien, il pose la question de l’efficacité et de la productivité des entreprises sur le long terme. Si vous avez déjà entendu parler de « transition digitale » ou de transformation numérique, vous savez que cette nouvelle approche des organisations est vecteur d’opportunités. Voici, en tant que responsable de service, ce que vous devez savoir à propos de la digitalisation des processus RH.
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UN PEU D’HISTOIRE…
La question de la digitalisation des documents à travers l’histoire
Depuis l’apparition des premiers ordinateurs et calculateurs à la fin des années 1940, l’humanité rêve à la possibilité d’un monde numérique, et à l’archivage des connaissances. Toutefois, ce n’est réellement qu’au début des années 1980 (avec l’avènement de la micro-informatique) que l’on commence à parler de numérisation. La question de l’archivage numérique du patrimoine se posera par la suite, au milieu des années 1990, avec l’espoir de faciliter l’accès aux documents tout en préservant les documents originaux de toute dégradation. Ce n’est finalement qu’au début des années 2000 qu’un encadrement législatif vient progressivement encadrer « la dématérialisation des documents ». On retiendra notamment l’article 1313-1 du code civil, qui admet pour la première fois l’écrit électronique comme preuve, au même titre que le papier.
Depuis, la « boulimie » législative n’a eu de cesse de valoriser le document numérique, jusqu’à en faire le symbole d’une nouvelle politique ambitieuse. Depuis la loi du 12 mai 2009, les pouvoirs publics français encouragent ainsi les entreprises à dématérialiser le bulletin de paie. L’objectif était double à l’origine : il s’agissait à la fois de réaliser d’importantes économies et de privilégier des pratiques environnementales respectueuses, tout en faisant la promotion de l’environnement numérique auprès des entreprises. Désormais, et avec l’accroissement du télétravail, les besoins en dématérialisation se multiplient. Les entreprises ont donc recours à des prestataires externes pour numériser leurs archives.
Aujourd’hui, l’idée de dématérialisation RH semble gagner du terrain en France. Selon une étude menée par OpinionWay en décembre 2018, une large majorité de salariés (81%) estimait qu’une entreprise mettant en place des outils digitaux RH était « innovante ». Près de 66% d’entre eux estimaient également que de telles initiatives étaient de nature à servir les collaborateurs de l’entreprise (1).
DIGITALISATION RH : DÉFINITION
Qu’est-ce que la digitalisation des documents en entreprise ?
La digitalisation en entreprise est susceptible de renvoyer à deux pratiques distinctes : la dématérialisation et la numérisation. Dans le premier cas, il s’agit tout simplement de produire directement un document numérique, qui fera ensuite l’objet d’un archivage virtuel. Dans le deuxième cas, on aura plutôt tendance à prendre un document papier (ou document « analogique ») pour le numériser afin de le stocker dans une bibliothèque de fichiers. Le plus souvent, la politique de numérisation est extrêmement souple puisqu’elle autorise la conservation des documents analogiques. Le choix est donc laissé aux clients, fournisseurs et collaborateurs de l’entreprise de continuer à recevoir les documents au format papier – ce peut être notamment le cas pour les fiches de paie, par exemple (2).
Bien évidemment, certains départements et services sont davantage concernés par cette logique de dématérialisation. On pense au département comptabilité, mais aussi au service ressources humaines, qui doit traiter administrativement un grand nombre de données et d’éléments relatifs aux collaborateurs et salariés. C’est pourquoi la digitalisation des documents d’entreprise paraît si importante : elle permet de gagner un temps considérable, et de concentrer l’effort de travail sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La digitalisation, premier pas vers la gestion électronique
La digitalisation seule des processus RH ne suffit pas à assurer aux documents une pérennité parfaite : il faut pouvoir les classer et les archiver, de manière à pouvoir les retrouver et les éditer selon les besoins et les contraintes. C’est dans cette optique qu’intervient la GED (pour Gestion Électronique des Documents). Il s’agit d’un outil logiciel développant une interface de dialogue et d’archivage unique, à destination de tous les employés et collaborateurs de l’entreprise.
A travers une GED RH, il devient donc possible d’accéder aux services d’une véritable plateforme documentaire, intégrant une multitude de fonctionnalités de gestion des ressources humaines. Concrètement, l’adoption d’une solution de type GED permet au département des ressources humaines d’améliorer plusieurs points sensibles, tels que :
Une gestion de la relation employé/managers/RH plus efficace : plus aucun document n’est perdu, et tout est directement accessible en ligne.
Le temps consacré à certaines tâches et la productivité. Cela se vérifie notamment pour tout ce qui relève de la gestion des fiches de paie, ou la création et l’édition d’un contrat de travail. En quelques clics seulement, tous les bulletins de paie sont transmis électroniquement à chaque employé !
L’analyse des performances de l’entreprise et de ses collaborateurs, ceci en temps réel.
L’amélioration de la circulation de l’information au sein de l’entreprise. Chaque document fait ainsi l’objet d’une conservation au sein d’un Cloud sécurisé, permettant de ne plus se préoccuper de la bonne conservation des documents.
GED & Dématérialisation
Vous êtes désormais plus au fait des atouts et opportunités procurés par la dématérialisation et la GED (gestion electronique des documents), qui accompagne bien souvent un processus de digitalisation en entreprise. Si vous êtes vous-même responsable RH et que vous souhaitez entamer la transformation numérique de votre département ou service, n’oubliez pas qu’il existe plusieurs typologies de documents à archiver absolument dans des dossiers. Ces documents se composent par exemple du contrat de travail (signé par l’employeur et l’employé), les documents relatifs à la mutuelle de l’employé et l’avis de visite médicale. D’autres documents facultatifs ou non-obligatoires peuvent également faire l’objet d’une dématérialisation (comme par exemple la carte d’identité de l’employé, un relevé d’identité bancaire, une copie de l’attestation sociale ou de la carte vitale, etc…).
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