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Digitalisation des process RH Les grands principesComment réussir sa digitalisation ?Démat’
La digitalisation, un processus incontournable pour les entreprises et les services RH
La digitalisation est une réalité de nos vies quotidiennes : elle nous oblige à repenser nos pratiques, et nous contraint à mettre en œuvre de nouvelles méthodes afin de mieux partager et de mieux communiquer autour de nous. Pour les entreprises (notamment les PME et TPE), le processus de transformation est en cours, mais nécessite encore quelques ajustement ainsi que des explications complémentaires.
Si vous êtes vous-même chef d’entreprise ou responsable de service RH, vous savez à quel point l’automatisation des processus peut s’avérer essentiel dans votre recherche d’une plus grande productivité.
Retour sur les grands principes de la digitalisation
Dans le cas qui nous intéresse, la digitalisation est un procédé permettant la transformation d’un processus ou d’un métier en une version numérique. L’objectif étant de rendre le process plus performant. En d’autres termes, les entreprises qui n’optent pas dès maintenant pour la transition digitale éprouveront davantage de difficultés dans quelques années, notamment sur un plan concurrentiel.
La digitalisation en lien avec l’automatisation des tâches est une préoccupation qui remonte à plusieurs dizaines d’années. Ce n’est qu’avec l’émergence des nouvelles technologies de l’information et de la communication (les ordinateurs d’abord, puis Internet ensuite à l’aube des années 2000 ensuite) que la question de la numérisation des processus s’est réellement imposée, en remplacement des moyens et supports de communication traditionnels.
Avec l’apparition de la « mobilité » et des smartphones aux alentours de 2007, le processus de dématérialisation s’est accéléré. La raison à cela est évidente : les appareils mobiles sont parvenus à condenser tous les avantages de la technologie numérique : ils offrent une capacité de stockage extraordinaire de l’image et du son, mais nous permettent également de communiquer bon nombre d’informations de manière intuitive et instantanée. De fait, les entreprises ne pouvaient pas décemment passer à côté de ce virage numérique, pour des raisons évidentes de développement et de productivité (1).
L’émergence de ces nouvelles technologies suppose de nouveaux usages, et donc, implique une nouvelle manière de penser l’entreprise et son organisation – notamment pour les structures qui disposent de services tels que les RH.
(1) kizeo.com
RH : Comment réussir sa transformation digitale ?
Dans la plupart des cas, une transformation digitale réussie ne peut s’opérer que grâce au concours d’un prestataire externe. La raison à cela est évidente : par l’entremise de la dématérialisation des contenus, c’est toute la politique organisationnelle de l’entreprise qui se trouve définitivement chamboulée. Les habitudes de chaque collaborateur sont modifiées en profondeur, de telle sorte qu’un temps d’adaptation doit être pris en compte, afin de permettre à chacun de mieux appréhender les enjeux et les outils numériques mis à disposition. Seul un regard extérieur permet d’opérer cette transition en toute sérénité et dans les meilleures conditions de sécurité et de confidentialité.
Quels sont les services concernés par la digitalisation en entreprise ?
Bien que la loi impose progressivement à toutes les entreprises de passer à la digitalisation des processus métier d’ici quelques années, certaines structures ont des besoins plus importants que d’autres. C’est le cas notamment des entreprises qui gèrent en interne des questions liées aux ressources humaines ou à la gestion de la facturation client/fournisseur. Rappelons à ce titre que plus de 70% des PME en France ne disposent actuellement d’aucun outil numérique. Ceci alors qu’elles réalisent quotidiennement des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée qui pourraient faire l’objet d’une automatisation (2).
Le besoin en automatisation peut donc être important, notamment du côté des « directions métiers » régulièrement confrontées à la question de la gestion des données et de leur analyse. Voici quelles sont les situations les plus fréquentes et l’origine des besoins exprimés :
- La direction de l’entreprise : c’est elle qui pilote la stratégie globale. Il est donc naturel qu’elle s’attache à des questions de performance, de développement continu et de respect des normes.
- La direction marketing/relation client : ce secteur est régulièrement confronté à des problématiques de gestion des documents, des dossiers clients et doit organiser régulièrement des campagnes marketing. L’automatisation de certaines actions s’avère donc essentielle pour plus de productivité.
- La direction des ressources humaines : sans doute le secteur qui exprime davantage de besoins en matière de dématérialisation des documents (notamment pour tout ce qui relève de la gestion administrative et des dossiers du personnel).
- Le pôle financier et comptable : pour le responsable de ce secteur, la circulation de l’information dans l’entreprise est une donnée essentielle, et requière l’automatisation des processus de factures par la dématérialisation.
(2) visiativ.com
Quels sont les outils phares de la dématérialisation des ressources humaines ?
Dans le cas du service Ressources Humaines, l’intégration d’un SIRH doit permettre d’améliorer la productivité par le biais de processus automatisés. Le système SIRH permet ainsi de valider ou de refuser les demandes en provenance d’un collaborateur, ceci en un seul clic. Le manager gagne de fait un temps considérable dans le traitement des requêtes individuelles.
Si l’entreprise ne dispose pas de service RH mais qu’elle souhaite tout de même créer une base de données documentaire, elle peut également avoir recours aux services d’une GED (ou Gestion Electronique des Documents). A travers cette solution, il devient possible de dématérialiser les documents comptables (factures clients et fournisseurs, relevés bancaires) et d’autres documents commerciaux (devis, bons de commande). Les documents en lien avec les ressources humaines peuvent également faire l’objet d’un traitement (bulletins de paie, contrats de travail, etc…), même si le SIRH est plus performant.
La sécurité est un domaine important, souvent négligé par les plus petites structures. C’est pourquoi l’intégration d’un Système d’Archivage Electronique (ou SAE) permet à tout utilisateur d’accéder à des documents confidentiels, à tout moment et en toute sécurité. Ces documents font ensuite l’objet d’un archivage sur le long terme et conservent ainsi une valeur « probante » (3).
(3) inops.fr