Les ressources humaines connaissent actuellement un grand bouleversement des pratiques et des habitudes de travail. En cause : la dématérialisation progressive de l’activité dans l’entreprise et l’introduction de nouveaux outils logiciel de type GED ou ECM (Electronic Content Management). Cette nouvelle manière de penser les relations entre les collaborateurs comporte de nombreux avantages, que nous vous proposons de le voir ci-dessous au travers de 10 arguments.
1 – RH et Numérique : Une transition « naturelle » du papier vers le digital
La transition des organisations, du papier vers la numérisation des documents, peut être considérée comme une évolution naturelle des processus métier. En effet, les pouvoirs publics et les principales administrations réfléchissent depuis de nombreuses années à des moyens plus efficaces de communiquer avec leurs collaborateurs et partenaires. Le papier, devenu progressivement obsolète et contraignant, a été remplacé par de nouvelles logiques de travail qui trouvent un écho croissant, notamment auprès des organisations privées. L’objectif ici est clairement énoncé : zéro papier !
On estime cependant que les entreprises consacrent encore, en moyenne, près de 2% de leur chiffre d’affaires à la gestion du papier . Ce pourcentage concerne l’ensemble des services, y compris celui des ressources humaines. Ce qui ne veut pas dire que les nouvelles pratiques sont impopulaires, comme on peut le voir avec l’accroissement du télétravail. A ce titre, de nombreux services RH considèrent désormais l’automatisation, la simplification et l’accélération des processus documentaires comme un enjeu de développement majeur.
2 – Un gain de temps et de productivité
Auparavant, les services RH devaient gérer des quantités colossales de papier, avec tous les inconvénients que cela pouvait engendrer en termes de traitement de l’information. Selon une étude du cabinet Coleman Parkes, les employés passeraient entre 20 et 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents (avec une moyenne de 18 minutes par collaborateur pour retrouver les informations). Un autre rapport proposé par McKinsey enfonce le clou, et révèle que « les employés passent en moyenne 1,8 heures par jour (soit 9,3 heures par semaine) à rechercher et rassembler des informations).
Ce temps passé à la recherche a d’invariables répercussions sur la production des employés. Avec l’implantation d’une solution GED dans l’entreprise, les résultats en matière de gain de temps et de productivité sont impressionnants : les collaborateurs passent ainsi moins de temps à rechercher des fichiers numériques que des documents papier, très souvent éparpillés dans les locaux de l’entreprise.
3 – La fin des tâches RH à faible valeur ajoutée
A l’époque de la gestion « tout-papier », il pouvait encore exister des tâches manuelles et redondantes à effectuer pour les collaborateurs. Désormais et grâce à la digitalisation des process RH, les tâches réputées chronophages ou à faible valeur ajoutée sont fortement réduites. On pense par exemple à la gestion des congés payés, grandement facilitée par l’arrivée des tableaux de bord numériques. Ceux-ci permettent de valider ou non la demande du salarié, en tenant compte du planning. On gagne ainsi en efficacité et en rapidité.
Une telle avancée permet aux responsables RH de se consacrer à leur cœur de métier, qui demeure en même temps une fonction stratégique : l’humain et la gestion des talents.
4 – L’optimisation des coûts financiers du service RH
Nous avons abordé dans un point précédent les conséquences financières du temps perdu à rechercher l’information. Grâce à la GED, les collaborateurs accèdent enfin à une solution souple et intuitive, leur permettant d’optimiser le temps passé à rechercher les données. L’investissement de départ dans une gestion électronique des documents compense ainsi largement cet écueil. C’est bien simple : un logiciel GED contribue à réduire durablement les coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information, parmi ces coûts, on pense notamment à la consommation d’encre et de papier, ainsi qu’au volume nécessaire à l’archivage physique des données.
5 – GED Collaborative : Une meilleure fluidité des échanges entre collaborateurs
L’un des avantages principaux de la GED réside dans l’amélioration des interactions entre les collaborateurs, et la fluidification des process. En effet, la bonne circulation de l’information dans l’entreprise est une préoccupation constante et fondamentale : elle permet à chaque collaborateur / acteur de trouver la bonne information en temps réel, et aux équipes concernées de travailler en mode projet en présentiel comme en distanciel. La possibilité donnée de laisser des commentaires, des annotations ou d’émettre des suggestions constitue un plus non négligeable, et est même considéré comme faisant partie intégrante de la logique de gestion numérique des données. Ainsi, grâce à la GED, de nombreux malentendus sont dissipés, la productivité augmente et la cohésion globale de l’entreprise s’en trouve améliorée.
Pour tout ce qui relève des RH, les collaborateurs, managers et salariés ont la possibilité de consulter les documents relatifs à leur parcours professionnel à tout moment et où qu’ils soient. Plusieurs documents sont ainsi concernés par cette nouvelle politique d’accès : les documents à valeur probante (contrats, bulletin de paie), les documents nécessaires au service RH (formulaires d’entretien, demandes de congés), les documents réalisés par les RH (politiques internes, fiches de poste) et les documents produits par les autres acteurs (CV, lettres de motivation).
6 – Démat RH : Une plus grande proximité entre les collaborateurs
La GED appliquée à l’environnement RH contribue également à une meilleure prise en compte des demandes individuelles. Ainsi, chaque salarié s’il le souhaite peut accéder en temps réel à ses informations personnelles, et devenir l’acteur de sa vie professionnelle notamment par le biais du e-learning. Il s’agit d’une véritable avancée en matière d’indépendance et d’autonomisation du salarié. Non seulement celui-ci pourra saisir ses propres congés, mais il pourra également revoir sa fiche de paie à tout moment, le tout dans un environnement sécurisé. De tels outils permettent de mettre en place une véritable relation personnalisée et individualisée avec chaque salarié.
Du côté des managers, l’évolution est également appréciable. Ceux-ci peuvent, de la même façon que leurs collaborateurs salariés, accéder à leur dossier confidentiel et traiter les processus de gestion RH habituels (demande de congés, absence de l’équipe, etc…).
7 – La sécurisation des données grâce à la digitalisation RH
La gestion des données en entreprise est une problématique centrale depuis toujours. La conservation des données au format papier entraînait auparavant des risques majeurs pour la sécurité, en plus des difficultés habituelles liées au stockage, à la conservation et l’utilisation au quotidien. Grâce à la digitalisation des process RH et avec une politique de dématérialisation conforme au RGPD, les échanges d’informations et de documents font l’objet d’une sécurisation systématique.
Chaque document fait ainsi l’objet d’une traçabilité totale, que ce soit dans le cadre d’opérations manuelles ou automatisées. Cela permet d’accéder à un historique des modifications, afin de rechercher par exemple la cause d’un dysfonctionnement, démontrer la validité d’une transaction ou identifier les responsabilités. Notons également que la sauvegarde des dossiers RH numériques passe également par l’accès à un coffre-fort numérique ou un cloud. Le coffre-fort numérique étant moins destiné à la gestion quotidienne des documents qu’à leur préservation (selon 4 grands principes qui sont la pérennité, l’intégrité, la traçabilité et le secret).
8 – Une politique de recrutement numérique revue et améliorée
Le recrutement est l’une des composantes essentielles du département RH. Elle renvoie dans un premier à la capacité des responsables à traiter un maximum de candidatures. Grâce aux nouveaux processus de recrutement induits par la GED RH, il devient désormais possible de recevoir des candidatures, mais aussi de mener des entretiens à distance et d’attirer les meilleurs profils afin de les évaluer. La digitalisation (et la programmation RH) facilite ainsi ce que l’on appelle le « sourcing », ou la capacité d’une entreprise à définir une stratégie proactive dans l’acquisition des talents.
Il est évident que la digitalisation du recrutement est source de gain de temps pour les recruteurs, de même que pour le candidat. Non seulement cela permet, côté candidat, d’améliorer l’expérience de recrutement mais cela contribue également à valoriser la marque employeur, par le biais de la dématérialisation des processus de recrutement.
9 – La réduction des erreurs humaines avec la GED
Les erreurs humaines font malheureusement partie intégrante des processus métier. Certaines d’entre-elles peuvent même mettre l’entreprise en danger, pour une simple faute commise dans un fichier. Résultat : un coût supplémentaire, imprévu et parfois lourd de conséquences. Cependant, certaines défaillances peuvent faire l’objet d’une réduction significative, précisément par le biais de l’automatisation des tâches et la gestion numérique. Un logiciel de type GED permet d’optimiser les processus métier, tout en permettant aux responsables RH de se consacrer pleinement à d’autres tâches moins opérationnelles.
Sur le plan des ressources humaines, on notera également que la GED permet de réduire considérablement le nombre d’opportunités manquées. Parmi celles-ci, on pense notamment à la gestion des nouvelles recrues et des contrats, mais aussi à tout ce qui relève de la formation et de la gestion des départs.
10 – Digitalisation : L’implémentation d’une dimension « collaborative »
Nous avons vu au travers des quelques arguments ci-dessus que la GED, appliquée à la RH, pouvait également avoir une dimension « collaborative » ou participative. Grâce à l’introduction d’applications ou de services spécifiques, il devient ainsi possible d’adapter la fonction initiale du logiciel (tournée originellement vers l’autonomisation et la gestion) vers les usages mobiles les plus actuels. En effet, la mobilité est devenue une dimension essentielle de nos vies quotidiennes et professionnelles : nous réceptionnons des documents sur notre téléphone mobile et parfois-même, nous travaillons directement depuis ces appareils en distanciel, quand nous n’interagissons pas directement avec nos collègues via des applications de messagerie. Bref, l’interaction semble être le maître-mot des nouvelles générations.
La GED collaborative, appliquée au monde des RH, permet donc de tenir compte de ces nouvelles pratiques par l’introduction de nouveaux services sécurisés (notamment, nous l’avons vu, la possibilité de communiquer à distance entre collaborateurs ou à l’occasion de séances de recrutement). Des espaces de travail collaboratifs « en mode projet » permettent également de répondre efficacement aux nouvelles tendances, et d’atteindre plus efficacement les objectifs visés.